録音を誰が見られるかを、画面・同意・ポリシーのすべてに書いた理由

録音を誰が見られるか（閲覧権限）は、仕組みで絞るだけでなく、録音する本人に見える場所すべてに同じ言葉で書くことにしました。採点しない「個別録音」を見られるのは本人と組織のオーナーだけで、そのことを録音の画面、同意の画面、設定、プライバシーポリシーと利用規約に、同じ一文で書いています。

接客の録音アプリ（TalkLens）には、録音を AI が採点する「採点録音」のほかに、採点しない「個別録音」があります。個別録音は、録音した本人のほかに、アプリの代金を払う組織のオーナーだけが見られます。

この「オーナーも見られる」ことを、最初は画面に注意書きとして出さない方針でした。けれども方針を改め、録音の画面、録音の前の同意の画面、設定、プライバシーポリシーと利用規約のすべてに、同じ一文を書くことにしました。この記事は、その判断の記録です。

閲覧権限：個別録音を見られるのは、本人とオーナーだけ

オーナーが音声まで確認できるようにしたのは、法令や社内のルールが守られているかを確かめるためです。一方で、店長や統括には見せません。

最初は、注意書きを出さないつもりだった

最初に個別録音を作った時の名前は「プライベート録音」で、注意書きも出していませんでした。その後、方針を改め、「採点されない」「オーナーが確認できる」ことを、すべての場所に明記することにしました。名前も、それに合わせて見直しました。

すべての場所に、同じ一文を書いた

名前を「個別録音」に改め、次の一文を決めました。

この録音は採点されません。録音と文字起こしは、組織のオーナーが確認できます。

一文は、1つの部品として作り、どの画面でも同じ部品を使っています。場所ごとに書き方が違うと、どれかが古いままになったり、言い回しが少しずつずれたりするからです。逆に、「本人だけ」「ほかの人には見えない」と読める言い方は、どこにも置かないことにしました。

書いたとおりに動いているかを、コードで確かめた

文に「本人とオーナーだけ」と書いても、アプリの権限の作りが違っていたら意味がありません。一文を決めた時に、サーバーの権限の判定のコードを読み直し、次のことを確かめました。

• 個別録音を見られるのは、本人とオーナーだけ。ほかの立場は「見つからない」になる（4つの立場で自動のテストを流している）
• 運営者の管理画面には件数しか出ず、中身を見る道は無い
• 本人がアカウントを削除すると、その人の個別録音も消え、オーナーも見られなくなる
• 音声のファイルに、共有のリンクを付ける処理は無い

まとめ

• 個別録音を見られるのは、本人と、アプリの代金を払うオーナーだけ。店長や統括には見せない
• 「プライベート」という名前は、本人だけと読めるのでやめ、「個別録音」に改めた
• 「採点されない」「オーナーが確認できる」を、画面、同意、設定、ポリシー、規約のすべてに同じ一文で書いた
• 書いたとおりに権限が動いているかを、コードとテストで確かめた